Hoe kunt u de HR-planning van uw studenten optimaliseren?

Het mooie weer kondigt de komst van het hoogseizoen aan. Het is tijd om na te denken over uw personeelsplanning. Het aanwerven van studenten is een ideale oplossing om een zomerpiek in activiteit op te vangen of om de vakantie van uw werknemers te compenseren. Hoe verwelkomt en ondersteunt u deze jonge mensen die uw bedrijf passeren? Hoe kunt u hun opdrachten organiseren om hun werk te optimaliseren en uw HR-management te vergemakkelijken? De experten van iLeo hebben alle adviezen in huis om uw studentenpersoneel in de beste omstandigheden te beheren !

Studentenarbeid: een strategische hulpbron voor uw bedrijf

Waarom is studentenarbeid zo succesvol? Het studentenstatuut is dynamisch, flexibel en minder duur en biedt bedrijven heel wat voordelen. Financieel gezien zijn de lonen van deze starters laag, maar het zijn vooral de werkgeversbijdragen die het verschil maken. In plaats van de gebruikelijke 25% brutoloon betalen werkgevers slechts 5,42% aan solidariteitsbijdragen voor jobstudenten.

Het aanwerven van studenten is ook een uitstekende optie om uw HR-planning te vereenvoudigen. Deze jonge werknemers kunnen uw activiteitspieken opvangen, eenmalige behoeften invullen en uw afwezige werknemers vervangen. De flexibiliteit van studenten is ook een grote troef. Dankzij hun uurrooster kunnen ze opdrachten aannemen tijdens vakantieperiodes, weekends of avonden. Hun beschikbaarheid is ook een voordeel voor bedrijven die snelle oplossingen nodig hebben.  

Door studenten aan te werven, biedt u hen een vormende ervaring in een bedrijf en helpt u hen voor te bereiden op hun toekomstige carrière. Uw wereld en uw beroepen ontdekken is een geweldige ervaring voor deze studenten die wel eens ambassadeurs van uw werkgeversmerk kunnen worden voor de volgende generatie. In een krappe arbeidsmarkt is het beschouwen van studenten als een pool van toekomstige werknemers een goede strategie om uw toekomstige werving te optimaliseren. Deze jonge mensen in uw teams hebben zorgt ook voor dynamiek en een frisse wind en brengt een verfrissend perspectief van buitenaf en nieuwe ideeën.  

Wat moet u weten als u een student in dienst neemt?

Arbeidsovereenkomsten voor studenten vallen onder specifieke regelgeving, die jonge werknemers beschermt en gunstige bepalingen voor werkgevers vastlegt. Het digitale HR-platform van iLeo is ontworpen om het beheer van uw studentencontracten te vereenvoudigen en aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

De voorwaarden voor het studentenstatuut

• Er zijn 3 belangrijke voorwaarden om als student te werken: je moet minstens 15 jaar oud zijn, je mag niet langer voltijds leerplichtig zijn (dat loopt tot het 2de jaar van de middelbare school) en je moet voltijds onderwijs volgen.
• Studenten onder de 18 mogen maximaal 8 uur per dag en 38 uur per week werken, met een pauze van 30 minuten na 4,5 uur werken (of 1 uur na 6 uur).  
• Als algemene regel geldt dat studenten onder de 18 jaar niet op zon- en feestdagen en 's nachts mogen werken. Er zijn uitzonderingen voor bepaalde sectoren, zoals de horeca.

Enkele richtlijnen voor het opstellen van arbeidsovereenkomsten voor studenten

• Werkgevers moeten de studentstatus van hun werknemers kunnen bewijzen, bijvoorbeeld door een bewijs van inschrijving op een school te leveren.
• De werkgever moet een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur opstellen met een proefperiode van 3 dagen. De duur van een studentenovereenkomst mag niet langer zijn dan 12 opeenvolgende maanden.
• De werkgever moet minstens de minimumvergoeding voor studenten toepassen die is vastgelegd door zijn paritair comité.
• Het studentenstatuut dekt 600 werkuren per jaar, geregistreerd op de teller van student@work*. Daarboven geniet de werkgever niet langer van verminderde sociale zekerheidsbijdragen.  
• Voor sommige sectoren, zoals de gezondheidszorg, geldt een speciale regeling.  

* Het hebben van een student@work teller is niet voldoende om het studentenstatuut aan te tonen. Zorg ervoor dat de aanvrager voltijds onderwijs volgt, zeker boven de 25 jaar.

Uw wettelijke verplichtingen als werkgever van studenten

• De DIMONA-aangifte is verplicht voor elke student, ten laatste op de eerste werkdag, zo niet moet hij de volledige sociale bijdragen betalen.
• Een medische keuring is verplicht voor studenten jonger dan 18 jaar of voor degenen die risicovol werk doen.
• Gevaarlijk werk is verboden voor studenten.
• Net als gewone werknemers moeten bedrijven die studenten in dienst nemen een verzekering afsluiten tegen ongevallen op de werkplek en aangesloten zijn bij een EDPB.

Meer weten en alle regels van studentenarbeid => Accueil - Student@work (studentatwork.be)

Advies van iLeo voor een optimaal HR-beheer van uw studenten

Onze IT-ontwikkelaars en HR-experten combineren hun vaardigheden om krachtige en innovatieve oplossingen voor werkgevers te ontwerpen. De voortdurend evoluerende functionaliteiten van ons HRIS vergemakkelijken het administratieve beheer van uw studentencontracten, evenals de planning en de naleving van de wettelijke voorschriften. Profiteer van het advies van onze HR-professionals voor een eenvoudiger en efficiënter dagelijks beheer.

Communicatie voor een succesvolle "studentenervaring "

Tegenwoordig staat de levenskwaliteit op de werkplek centraal bij personeelszaken. Hoe beter de begeleiding van uw studentwerknemers, hoe beter de resultaten van hun opdrachten. Communicatie is de kern van een win-winrelatie tussen werknemer en werkgever. Door duidelijke instructies en uitgebreide informatie te geven, en door verwachtingen en concrete doelstellingen te formuleren, schetst u het kader voor een rustige en effectieve samenwerking.

Studenten zijn over het algemeen jong en nieuw op de arbeidsmarkt. Geef ze een warm welkom, zorg voor een basisopleiding en persoonlijke ondersteuning. Bied ze iemand die ze kunnen vertrouwen om mee te praten en plan tijd in voor gesprekken. Bent u bang dat de begeleiding van uw werkzoekenden te veel van uw tijd in beslag neemt? Maak u geen zorgen, er zijn oplossingen voor een soepele, efficiënte communicatie die het succes van de opdrachten van uw studenten zal garanderen.  

"Bij iLeo is de rol van communicatie in een effectieve professionele samenwerking vanzelfsprekend. Ons digitaal HR-platform integreert geautomatiseerde communicatiefuncties om de uitwisseling van informatie, transparantie en wederzijds begrip te bevorderen en u tegelijkertijd tijd te besparen", legt Luc Thiriaux, CEO van iLeo, uit. Vanuit iLeo kunt u onmiddellijke berichten sturen naar uw pool van studenten en hun antwoorden ontvangen. Alle interacties worden gecentraliseerd op het platform. Het duurt nu nog maar een paar seconden om een vacature toe te wijzen aan een jobstudent, een nieuw rooster door te geven of een document te laten ondertekenen. Onze functionaliteiten omvatten ook een systeem van aankondigingen, zowel gebruiksvriendelijk als educatief, om advies, tips en nuttige informatie te verspreiden.  

Optimaliseer de planning van de opdrachten van uw studenten

Uw jonge medewerkers moeten hun werktijden en opdrachten kennen, zodat ze zich begeleid voelen en klaar zijn om hun taken uit te voeren. Een optimale HR-planning is van vitaal belang voor de kwaliteit van hun werk en de prestaties van uw bedrijf. Maar het is ook een vervelende taak die elke week wordt herhaald en veel tijd van uw HR-medewerkers vergt.

Het afhandelen van repetitieve, tijdrovende taken in recordtijd is precies wat HRIS-software kan doen. iLeo heeft een geavanceerde planningstool ontworpen om u te helpen tijd te besparen en de efficiëntie te verbeteren. We verfijnen en ontwikkelen onze functionaliteiten voortdurend om hun precisie en kracht te vergroten, met name dankzij de ongekende mogelijkheden van AI.  

Met geautomatiseerde studentenplanning kunt u al uw gegevens volledig transparant visualiseren en centraliseren. Een goede planningstool bespaart u veel tijd en vereenvoudigt uw dagelijks beheer. Handmatige invoer en het risico op fouten worden verminderd. iLeo vergemakkelijkt ook de interactie met uw studenten, die hun beschikbaarheid en geplande afwezigheden rechtstreeks in de applicatie invoeren.

Wist u dat? Afhankelijk van de planning van uw activiteiten, kunt u vooraf uren reserveren voor uw jobbers. Als deze uren echter niet daadwerkelijk worden gewerkt, moet u ze vrijgeven zodat de student ze voor een ander bedrijf kan werken. iLeo biedt u elk kwartaal een rapport met de gewerkte en gereserveerde uren, zodat u uw informatie op de RSZ-website gemakkelijker kunt bijwerken.

Versnel uw digitale transitie en automatiseer uw HR-processen

"Net als de hele maatschappij zijn jongeren steeds meer verbonden. Ze zijn gewend om alles vanaf hun smartphone te regelen. Waarom zou u als werkgever deze nieuwe gewoonten niet verwelkomen als een geschenk uit de hemel? Met het HR-platform van iLeo kunt u uw studenten een opdracht aanbieden, een contract of hun rooster sturen, allemaal met één klik! Het bespaart veel tijd en versnelt HR-processen."

Het gebruik van geavanceerde digitale tools geeft u een imago van moderniteit en professionaliteit in de ogen van studenten. Het is een geweldige manier om uw employer brand te profileren, maar ook om loyaliteit op te bouwen onder uw werkzoekenden. Op hun iLeo-app vinden ze alle informatie en documenten die ze nodig hebben, zodat ze zich gerustgesteld en zelfverzekerd voelen om voor uw bedrijf te werken.

De digitale transitie is een prioriteit geworden voor alle bedrijven die in de race willen blijven. Als het gaat om HR-management, hangen de professionalisering en prestaties van uw afdelingen af van de automatisering van processen. Met een HRIS van hoge kwaliteit wordt uw HR-beheer sneller, eenvoudiger en efficiënter. "Neem de aanmeldingsprocedure van een student. Heeft u een shift beschikbaar? Dankzij iLeo kunt u een bericht sturen naar uw studentenpool. De beschikbare studenten sturen een antwoord. U valideert de opdracht van de jobstudent. De opdracht wordt automatisch aangemaakt en verzonden. Klaar!"

Professionaliseer het beheer van uw studentendocumenten

Vanaf het moment dat uw studenten worden aangeworven tot het einde van hun contract, worstelen uw HR-teams met een groot aantal documenten. Een goed beheer van deze documenten is essentieel, zowel om te voldoen aan de wettelijke voorschriften als om het werk van uw studenten op een professionele manier te begeleiden. Maar het kan een tijdrovende klus zijn om contact op te nemen met elke student en meerdere documenten te verzamelen die via verschillende kanalen zijn verstuurd. Het risico op fouten of verlies is reëel en kost waarschijnlijk veel tijd.

Bij iLeo wordt voortdurend nagedacht over documentverwerking om krachtige, betrouwbare en schaalbare beheerfuncties te kunnen bieden. Al uw documenten worden automatisch gecentraliseerd, opgeslagen en gearchiveerd op dezelfde plaats. U kunt ze met één druk op de knop doorsturen naar uw sociaal secretariaat of een uitzendbureau (link naar artikel over uitzendarbeid). Studenten uploaden hun dossiers rechtstreeks naar het digitaal platform van iLeo. Traceerbaarheid betekent dat u uw acties kunt bijhouden en bijvoorbeeld kunt bewijzen dat een contract verstuurd is voor de start van de opdracht. De combinatie van de prestaties van een digitale tool met de vaardigheden van uw HR-medewerkers versnelt en vereenvoudigt het beheer van uw documenten.

H3 Blijf op de hoogte van wettelijke naleving

De status van student wordt gekenmerkt door specifieke wettelijke vereisten. Uw bedrijf heeft jonge mensen in dienst, van wie sommigen zelfs minderjarig zijn. Om hun veiligheid te garanderen, is het essentieel om de geldende wetgeving goed te kennen. Zorg ervoor dat uw administratieve processen en planning rekening houden met alle voorschriften. Organiseer regelmatig trainingen om de juridische kennis van uw HR-medewerkers op peil te houden.  

"Om ervoor te zorgen dat uw HR-management voor studenten vanuit juridisch oogpunt onberispelijk is, kan ons digitaal platform u helpen. iLeo volgt de juridische ontwikkelingen op de voet en begeleidt u om uw planning te vereenvoudigen. Het systeem stuurt u waarschuwingen en meldingen om u te wijzen op bepaalde situaties of risico's op fouten. iLeo maakt u bijvoorbeeld attent op het feit dat u voor een minderjarige student aan het plannen bent, zodat u het voorgeschreven aantal uren niet overschrijdt", legt Delphine Cusnieux, HR Business Analyst bij iLeo, uit.

Werken met studenten is een geweldige kans voor uw bedrijf en een verrijkende ervaring voor deze werknemers in spe. Effectief HR-management van uw studenten maakt het verschil om het beste uit deze samenwerkingen te halen. Wilt u een uitstekende strategie voor studentenbeheer en -planning implementeren? Neem contact met ons op. iLeo biedt u de meest effectieve digitale tools in combinatie met de expertise van haar HR-professionals.

‍