Comment optimiser la planification RH de vos étudiants ?
Les beaux jours annoncent l’arrivée de la saison haute. Il est temps de penser à la planification de vos ressources humaines. Pour assurer un pic d’activités estival ou compenser les congés de vos salariés, le recrutement d’étudiants est une solution idéale. Comment accueillir et accompagner ces jeunes de passage dans votre entreprise ? Comment organiser leurs missions pour optimiser leur travail et faciliter votre gestion RH ? Tous les conseils des experts d’iLeo pour piloter votre staff d’étudiants dans les meilleures conditions !
Le travail étudiant : une ressource stratégique pour votre entreprise
Pourquoi le travail étudiant a-t-il tant de succès ? Dynamisme, flexibilité et moindres coûts, le statut étudiant comporte de nombreux avantages pour les entreprises. Côté financier, le salaire de ces profils débutants est peu élevé, mais ce sont surtout les cotisations patronales qui font la différence. Plutôt que les 25% de salaire brut habituels, les employeurs ne paient que 5,42% de cotisations de solidarité pour les jobistes étudiants.
Engager des étudiants, c’est aussi une excellente option pour simplifier votre planification RH. Ces jeunes travailleurs absorbent vos pics d’activités, remplissent des besoins ponctuels et remplacent vos salariés absents. La flexibilité des étudiants est aussi un atout considérable. Leur emploi du temps leur permet d’assurer des missions en périodes de vacances, en week-ends ou en soirées. Leur disponibilité forme aussi un avantage pour les entreprises qui ont besoin de solutions rapides.
En recrutant des étudiants, vous leur proposez une expérience formatrice en entreprise et contribuez à les préparer pour leur future carrière. La découverte de votre univers et de vos métiers représente un belle expérience pour ces étudiants qui deviendront, peut-être, des ambassadeurs de votre marque employeur auprès de la nouvelle génération. Dans un marché de l’emploi en tension, considérer les étudiants comme un vivier de futurs collaborateurs est une bonne stratégie pour optimiser vos recrutements futurs. Le passage de ces jeunes, dans vos équipes, est aussi une source de fraicheur et de dynamisme, apportant un regard extérieur rafraichissant et des idées nouvelles.
Que faut-il savoir quand on engage un étudiant ?
Le contrat de travail étudiant est régi par une réglementation spécifique, qui protège les jeunes travailleurs et encadre les dispositions favorables dont bénéficie l’employeur. La plateforme digitale RH d’iLeo est conçue pour faciliter la gestion de vos contrats étudiants et le respect des obligations légales.
Les conditions du statut étudiant
- Le travail étudiant est soumis à 3 conditions principales : avoir au moins 15 ans, ne plus être soumis à l’obligation scolaire à temps plein (qui court jusqu’en 2ème année de secondaire) et suivre un enseignement de plein exercice.
- Un étudiant de moins de 18 ans peut prester maximum 8h/jour et 38h/semaine avec une pause de 30 minutes après 4h30 de prestations (ou d’1h après 6h).
- En règle générale, les étudiants mineurs ne peuvent travailler ni le dimanche, ni les jours fériés ni la nuit. Des dérogations existent pour certains secteurs, comme l’Horeca.
Quelques balises pour établir vos contrats de travail étudiants
- L’employeur doit pouvoir prouver le statut étudiant de ses jobistes, par exemple en disposant d’une attestation d’inscription dans un établissement scolaire.
- L’employeur doit établir un contrat écrit à durée déterminée qui comporte une période d’essai de 3 jours. La durée d’un contrat étudiant ne peut excéder 12 mois consécutifs.
- L’employeur doit appliquer, au moins, la rémunération minimale des étudiants prévues dans sa commission paritaire.
- Le statut étudiant couvre 600h de prestations par an, recensées par le compteur student@work*. Au-delà, l’employeur ne bénéficie plus des cotisations sociales réduites.
- Certains secteurs d’activités bénéficient d’une réglementation adaptée comme le secteur des soins de santé.
* Disposer d’un compteur student@work ne suffit pas à prouver le statut étudiant. Assurez-vous que le candidat suive un enseignement à temps plein, particulièrement au-delà de 25 ans.
Vos obligations légales en tant qu’employeur d’étudiants
- La déclaration DIMONA est obligatoire, pour chaque étudiant, au plus tard le premier jour de ses prestations, sous peine d’être soumis au paiement de cotisations sociales complètes.
- La visite médicale est obligatoire pour les étudiants de moins de 18 ans ou affectés à un poste à risque.
- Les travaux dangereux sont interdits pour les étudiants.
- Comme pour les salariés classiques, l’entreprise qui emploie des étudiants doit souscrire une assurance contre les accidents du travail et être affiliée à un SEPPT.
Pour en savoir plus et maîtriser toutes les règles de l’emploi étudiant => Accueil - Student@work (studentatwork.be)
Les conseils d’iLeo pour une gestion RH optimale de vos étudiants
Nos développeurs IT et nos experts RH associent leurs compétences pour concevoir des solutions puissantes et innovantes au service des employeurs. Les fonctionnalités, en évolution constante, de notre SIRH facilitent la gestion administrative de vos contrats étudiants, ainsi que la planification et la conformité légale. Profitez des conseils de nos professionnels des ressources humaines pour une gestion plus simple et plus efficace au quotidien.
Misez sur la communication pour une « expérience étudiant » réussie
Aujourd’hui, la qualité de vie au travail est au centre des enjeux en ressources humaines. Plus l’encadrement de vos jobistes étudiants est qualitatif, meilleurs seront les résultats de leurs missions. La communication est au cœur d’une relation win-win entre employé et employeur. En donnant des consignes claires et des informations exhaustives, en explicitant les attentes et les objectifs concrets, vous installez le cadre d’une collaboration sereine et efficace.
Les profils étudiants sont, en général, jeunes et débutants sur le marché de l’emploi. Soignez leur accueil, prévoyez une formation de base et un accompagnement personnalisé. Proposez-leur un interlocuteur de confiance et planifiez des temps d’échanges. Vous craignez que l’accompagnement de vos jobistes vous prenne trop de temps ? Rassurez-vous, des solutions existent pour une communication fluide et efficiente, gage de succès pour les missions de vos étudiants.
« Le rôle de la communication dans une collaboration professionnelle performante, c’est une évidence chez iLeo. Notre plateforme RH digitale intègre des fonctionnalités de communication automatisées pour favoriser l’échange d’informations, la transparence et la compréhension mutuelle tout en économisant votre temps. » explique Luc Thiriaux, CEO d’iLeo. À partir d’iLeo, vous pouvez envoyer des messages instantanés à votre pool d’étudiants et recevoir leurs réponses. Tous les échanges sont centralisés sur la plateforme. Confier une mission vacante à un jobiste, communiquer un nouvel horaire ou faire signer un document ne prend, désormais, que quelques secondes. Nos fonctionnalités comportent également un système d’annonces, à la fois convivial et pédagogique, pour diffuser des conseils, astuces et informations utiles.
Optimisez la planification des missions de vos étudiants
Afin de se sentir encadrés et parés à assurer leurs missions, vos jeunes recrues ont besoin de connaître leurs horaires et leurs affectations. La qualité de leurs prestations et la performance de vos activités passent par une planification RH optimale. Mais c’est aussi une tâche rébarbative qui se répète chaque semaine et consomme le temps de vos employés en ressources humaines.
Traiter des tâches répétitives et chronophages, en un temps record, c’est précisément les prouesses que réalisent les logiciels SIRH. iLeo a conçu un outil de planification de pointe pour vous aider à gagner du temps et à améliorer votre efficacité. Nous affinons et développons nos fonctionnalités, en permanence, pour en augmenter la précision et la puissance notamment grâce aux perspectives inédites de l’IA.
La planification automatisée des étudiants vous permet de visualiser et de centraliser l’ensemble des données en toute transparence. Un bon outil de planification vous fait gagner beaucoup de temps et simplifie votre gestion quotidienne. L’encodage manuel et les risques d’erreurs diminuent. iLeo facilite aussi les échanges avec vos étudiants qui encodent leurs disponibilités et leurs absences planifiées directement sur l’application.
Le saviez-vous ? En fonction de la planification de vos activités, vous pouvez réserver des heures de prestations à l’avance pour vos jobistes. Par contre, si ces heures ne sont finalement pas prestées, vous devrez les libérer pour que l’étudiant puisse les prester dans une autre entreprise. iLeo vous fournit un rapport trimestriel, relevant les heures prestées et réservées, afin de faciliter vos mises à jour sur le site de l’ONSS.
Accélérez votre transition digitale et automatisez vos processus RH
« Comme l’ensemble de notre société, les jeunes sont de plus en plus connectés. Ils ont l’habitude d’organiser toutes leurs démarches à partir de leur smartphone. En tant qu’employeur, pourquoi ne pas accueillir ces nouvelles habitudes comme une aubaine ? Via la plateforme RH d’iLeo, vous pouvez proposer une mission à vos étudiants, leur envoyer un contrat ou leur planning, le tout, en un seul clic ! Le gain de temps est considérable et les process RH accélérés. »
Utiliser des outils digitaux de pointe vous donne une image de modernité et de professionnalisme aux yeux des étudiants. C’est un point fort pour la notoriété de votre marque employeur mais aussi pour la fidélisation de vos jobistes. Sur leur app’ iLeo, ils disposent de toutes les informations et les documents nécessaires, ils se sentent rassurés et en confiance au sein de votre entreprise.
La transition digitale est devenue une priorité pour toutes les entreprises qui veulent rester dans la course. En matière de gestion RH, la professionnalisation et la performance de vos services passe par l’automatisation des process. Avec un SIRH de qualité, votre gestion RH gagne en rapidité, simplicité et efficacité. « Prenez le cas de la procédure d’entrée d’un étudiant. Vous avez un shift disponible ? Grâce à iLeo, vous envoyez un message à votre pool d’étudiant. Les étudiants disponibles vous répondent. Vous validez la mission du jobiste choisi. Le contrat est créé et envoyé automatiquement. C’est fait ! »
Professionnalisez la gestion des documents de vos étudiants
Du recrutement de vos étudiants jusqu’à la clôture de leur contrat, vos équipes RH jonglent avec de nombreux documents. La bonne gestion de ces documents est essentielle, tant pour respecter la règlementation légale que pour encadrer le travail de vos étudiants avec professionnalisme. Mais la tâche peut être chronophage lorsqu’il faut contacter chaque étudiant et rassembler de multiples papiers, transmis par diverses voies. Le risque d’erreur ou de perte est réel et susceptible de consommer un temps considérable.
Chez iLeo, le traitement des documents fait l’objet d’une réflexion continue pour offrir des fonctionnalités de gestion à la fois puissantes, fiables et modulables. Tous vos documents sont centralisés, stockés et archivés, de façon automatique, au même endroit. Vous pouvez les transmettre, en un clic, à votre secrétariat social ou à une agence intérim (lien article intérim). Les étudiants téléversent leurs fichiers directement sur la plateforme digitale iLeo. La traçabilité vous permet de garder l’historique de vos actions et, par exemple, de prouver qu’un contrat a bien été transmis avant le début de la mission. Combiner les performances d’un outil digital, avec la compétence de vos collaborateurs RH, accélère et simplifie la gestion de vos documents.
Restez à la pointe en matière de conformité légale
Le statut étudiant est marqué par des spécificités juridiques. Votre entreprise met au travail de jeunes collaborateurs, parfois même mineurs. Pour veiller à leur sécurité, il est essentiel de maîtriser la législation en vigueur. Assurez-vous que vos processus administratifs et votre planification intègrent l’ensemble de la réglementation. Organisez des formations régulières pour actualiser les connaissances juridiques de vos collaborateurs en ressources humaines.
« Pour assurer une gestion RH des étudiants irréprochable d’un point de vue légal, notre plateforme digitale peut vous aider. iLeo est toujours à la pointe des évolutions juridiques et vous guide pour faciliter votre planification. Le système vous envoie des alertes et notifications pour vous signaler des situations particulières ou des risques d’erreurs. Par exemple, iLeo attire votre attention, lorsque vous traitez la planification d’un étudiant mineur, afin que vous ne dépassiez pas le quota d’heures réglementaires. » explique Delphine Cusnieux, HR Business Analyst chez iLeo.
Collaborer avec des étudiants représente une belle opportunité pour votre entreprise et une expérience enrichissante pour ces travailleurs en herbe. Une gestion RH performante de vos étudiants fait toute la différence et vous permettre d’obtenir le meilleur de ces collaborations. Vous souhaitez mettre en place une excellente stratégie de gestion et de planification de vos étudiants ? Contactez-nous. iLeo vous propose les outils digitaux les plus performants associés à l’expertise de ses professionnels des ressources humaines.
