Wat is de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen?

Als onderdeel van de reeks digitale oplossingen die het HR-management in bedrijven optimaliseren, worden elektronische handtekeningen een essentieel hulpmiddel. Ze moeten echter correct worden gebruikt om de administratieve, juridische en financiële risico's van een ongeldige handtekening te vermijden. Waarom en hoe moet u een systeem voor elektronische handtekeningen implementeren dat zowel strikt is als voldoet aan de voorschriften? Vermijd de valkuilen met advies van de iLeo experten.

Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen voor uw HR-management?

Van alle voordelen van elektronische handtekeningen is de belangrijkste de tijdsbesparing voor uw HR-medewerkers. Deze digitale functionaliteit bespaart u een reeks tijdrovende taken zoals het afdrukken en verzenden van documenten of het organiseren van persoonlijke gesprekken. Door de tijd van uw medewerkers vrij te maken, kunt u met elektronische handtekeningen ook de talenten van uw personeel beter inzetten en geld besparen.

U zult ook een aanzienlijke versnelling merken in de procedure voor het ondertekenen van uw documenten. Tijd die wordt besteed aan het verzenden van brieven en het ontvangen van ondertekende documenten behoort tot het verleden. Bovendien hoeft u niet meer te wachten op een beschikbaar plekje in de agenda van uw contactpersonen om een document persoonlijk te ondertekenen.

Kiezen voor een digitale oplossing betekent een soepeler en lichter proces voor uw HR-teams. Uw medewerkers hoeven niet langer achter handtekeningen aan te jagen. Ze verwerken ze met software die automatisch alle documenten en hun status centraliseert. Het optimaliseren van het documentbeheer is een bijkomend voordeel, aangezien dit systeem verlies en vergetelheden helpt te beperken.

Over het algemeen maakt het gebruik van elektronische handtekeningen deel uit van een strategie om uw bedrijf te digitaliseren. Dit maakt uw HR-beheerprocessen soepeler, sneller en professioneler. Uw bedrijf loopt voorop met trends in digitaal HR-management en uw merkimago wordt moderner.

Het gebruik van elektronische handtekeningen biedt ook meer flexibiliteit, wat vooral relevant is voor bedrijven die personeel aannemen met krappe deadlines. Moet u op het laatste moment studenten of flexwerkers aannemen? Het verzenden en ondertekenen van een elektronisch contract is nu nog maar een paar klikken verwijderd! Over het algemeen vereenvoudigt en versnelt de automatisering van elektronische handtekeningen uw personeelsbeheer.

Wat zijn de toepassingen van digitale handtekeningen in de wereld van HR?

Het concept van de elektronische handtekening is al zo'n twintig jaar verankerd in de Belgische wetgeving. Het wettelijk kader evolueert mee met de technologische vooruitgang en het maatschappelijk denken over gegevensbeveiliging. Op de zakelijke markt onderging het gebruik van online handtekeningen een duidelijke evolutie tijdens de Covid19 pandemie, net als telewerken en vergaderingen op afstand.

Vandaag de dag zijn elektronische handtekeningen wijdverspreid in bedrijven, vooral op personeelsafdelingen. HR gebruikt de digitale handtekening voor een reeks officiële documenten zoals arbeidscontracten, contractwijzigingen, de AVG, interne reglementen en eventuele vertrouwelijkheidsovereenkomsten. Maar het is ook nuttig voor het ondertekenen van operationele overeenkomsten die deel uitmaken van het leven van een werknemer, zoals verslagen van evaluattiegesprekken of certificaten voor de levering van apparatuur.

Wat zijn de 3 soorten elektronische handtekeningen die door de Europese regelgeving worden gedefinieerd?

De Europese eIDAS-verordening (electronicIDentification, Authentication and trust Services), aangenomen in 2014,definieert 3 soorten digitale handtekeningen. Deze handtekeningen hebben allemaal juridische waarde, maar ze zijn gekoppeld aan verschillende certificeringsniveaus en specifieke processen. Om de geldigheid van uw documenten en transacties te beschermen en de veiligheid van uw bedrijf en uw werknemers te garanderen, is het essentieel om deze regelgeving te beheersen.

1. Eenvoudige handtekening (SES): dit is een klassieke handtekening in zijn eenvoudigste vorm, zonder een gecertificeerd identificatiesysteem voor de ondertekenaar. Bijvoorbeeld: een document accepteren via een "ik accepteer" knop, uw naam aan het einde van een e-mail zetten of uw handgeschreven handtekening scannen. Het kan voldoende zijn om bijvoorbeeld een bestelformulier te ontvangen.

2. Geavanceerde handtekening (AES): deze handtekening gebruikt een systeem van digitale sleutels. De ondertekenaar heeft een privésleutel die hem uniek koppelt aan zijn elektronische handtekening. Als dit in twijfel wordt getrokken, ligt de bewijslast bij de ondertekenaar.

3. Gekwalificeerde handtekening (QES): alleen een gekwalificeerde handtekening heeft dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening. Hiervoor moet een digitaal identiteitscertificaat (van het type Itsme) worden gebruikt, dat is uitgegeven door een door de Europese Unie erkende dienstverlener. Als de geldigheid wordt betwist, moet de betwistende partij het bewijs leveren. Dit niveau van ondertekening wordt sterk aanbevolen voor contracten en juridische documenten.

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een systeem voor elektronische handtekeningen?

In de collectieve verbeelding kennen we rechtsgeldigheid vaak toe aan een handtekening die gezet is met een vinger of een stylus op een aanraakscherm. Zoals voorgeschreven door de eIDAS-verordening is de werkelijkheid subtieler. w handtekening op een PDF-document zetten via een scherm heeft niet dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Bijgevolg kan een arbeidsovereenkomst die op deze manier is ondertekend, in de ogen van de rechtbank als ongeldig worden beschouwd.

Bij iLeo raden wij u aan om voorzichtig te zijn, vooral wanneer een leverancier u een vorm van elektronische handtekening aanbiedt die gratis is of zonder de kwaliteit ervan te specificeren. Een gekwalificeerde handtekening, zoals gedefinieerd door de Europese regelgeving, vereist encryptie, certificering en beveiliging van uw gegevens. Dit brengt natuurlijk financiële kosten met zich mee, maar het is een essentiële investering in de veiligheid en wettelijkheid van uw documenten.

Door u een ongekwalificeerde elektronische handtekening aan te bieden zonder u dit te vertellen, stelt uw leverancier u bloot aan aanzienlijke juridische en financiële risico's. Hier is een voorbeeld dat we bij iLeo hebben meegemaakt: een bedrijf wordt veroordeeld tot het betalen van 3 maanden schadevergoeding aan een voormalige werknemer omdat zijn contract, dat gewoon elektronisch was ondertekend, als ongeldig wordt beschouwd. De kosten voor het bedrijf bedroegen meer dan 10.000 euro, waarbij nog de kosten van een gerechtelijke procedure en advocaten moeten worden opgeteld, evenals het verlies van tijd en energie. Het duurt niet lang om het rendement van een gekwalificeerde elektronische handtekening te berekenen!

Bij iLeo hebben we gekozen voor een optimale beveiliging in overeenstemming met de Belgische en Europese wettelijke bepalingen. We bieden alle beveiligingsniveaus voor uw documenten, van een eenvoudige handtekening tot QES-niveau. Deze diensten zijn geïntegreerd in ons HRIS-platform en worden geleverd door één van de 3 wereldleiders in elektronische handtekeningen, zorgvuldig geselecteerd door iLeo.

Wilt u meer informatie over elektronische handtekeningen en compliance? De specialisten van iLeo staan klaar om u te helpen, neem contact met ons op!