Quelle est la validité légale des signatures électroniques ?

Dans le panel des solutions numériques qui optimisent la gestion RH des entreprises, la signature électronique devient un outil incontournable. Encore faut-il l’utiliser correctement pour éviter les risques administratifs, juridiques et financiers qu’entraîne l’apposition d’une signature invalide. Pourquoi et comment implémenter un système de signature électronique à la fois rigoureux et réglementaire ? Évitez les écueils grâce aux conseils des experts d’iLeo.

Quels sont les avantages de la signature électronique pour votre gestion RH ?

Parmi les avantages de la signature électronique, c’est le gain de temps pour vos employés RH qui prédomine. Cette fonctionnalité numérique vous évite une série de tâches chronophages comme l’impression et l’envoi de documents ou l’organisation d’entrevues en présentiel. En libérant le temps de vos salariés, la signature électronique vous permet aussi de mieux allouer les talents de vos ressources humaines et d’économiser de l’argent.

Notez aussi une accélération considérable dans la procédure de signature de vos documents. Les délais d’envoi de courriers et de réception des documents signés passent aux oubliettes. Vous ne devez, par ailleurs, plus attendre un créneau disponible dans les agendas de vos interlocuteurs pour signer un document en personne.

Opter pour une solution numérique permet un suivi plus fluide et léger pour vos équipes RH. Vos employés ne courent plus après les signatures. Ils les traitent à partir d’un logiciel qui centralise, de façon automatisée, tous les documents et leur statut. L’optimisation de la gestion documentaire constitue un avantage supplémentaire, ce système permettant de limiter les pertes et oublis.

De manière générale, l’usage de la signature électronique s’inscrit dans une logique de digitalisation de votre entreprise. Cette évolution fluidifie, accélère et professionnalise vos processus de gestion RH. Votre entreprise se montre à la pointe des tendances en matière de gestion RH digitalisée et soigne la modernité de son image de marque.

Le recours à la signature électronique présente aussi un gain en flexibilité, particulièrement pertinent pour les entreprises qui embauchent du personnel dans des délais réduits. Vous devez engager des étudiants ou des travailleurs en flexi-job à la dernière minute ? L’envoi et la signature d’un contrat électronique ne nécessitent désormais que quelques clics ! De manière générale, l’automatisation de la signature électronique simplifie et accélère votre gestion des ressources humaines.

Quels sont les usages de la signature numérique dans le monde des ressources humaines ?

Le concept de signature électronique est inscrit dans la loi belge depuis une vingtaine d’années déjà. Son cadre légal évolue en fonction des avancées technologiques et des réflexions sociétales autour de la sécurité des données. Sur le marché économique, le recours à la signature en ligne a connu une nette évolution lors de la pandémie de la Covid19, tout comme le télétravail et les réunions professionnelles à distance.

Aujourd’hui, la signature électronique se généralise en entreprise, notamment dans les départements des ressources humaines. La signature, sous sa forme digitale, est adoptée par les RH pour un ensemble de documents officiels tels que les contrats de travail, les avenants aux contrats, le RGPD, le règlement intérieur ou les éventuels accords de confidentialité. Mais elle est également utile pour la signature de conventions opérationnelles, qui interviennent dans la vie d’un employé, comme les rapports d’entretien d’évaluation ou les attestations de mise à disposition de matériel.

Quels sont les 3 types de signatures électroniques définies par la réglementation européenne ?

Le règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services), adopté en 2014, définit 3 types de signatures digitales. Ces signatures ont toute une valeur juridique mais elles sont associées à des niveaux de certification distincts et à des processus spécifiques. Pour protéger la validité de vos documents et transactions, ainsi que garantir la sécurité de votre entreprise et de vos employés, la maîtrise de cette réglementation est essentielle.

1. La signature simple (SES) : il s’agit d’une signature classique dans sa forme la plus simple, sans système d’identification certifiée du signataire. Par exemple : l’acceptation d’un document via un bouton « j’accepte », l’apposition de votre nom à la fin d’un e-mail ou le scan de votre signature manuscrite. Elle peut être suffisante pour la réception d’un bon de commande, par exemple.

2. La signature avancée (AES) : cette signature recourt à l’utilisation d’un système de clés numériques. Le signataire dispose d’une clé privée qui le lie, de façon unique, à sa signature électronique. Si celle-ci est remise en question, la charge de la preuve appartient au signataire.

3. La signature qualifiée (QES) : la signature qualifiée est la seule à disposer de la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle nécessite l’usage d’un certificat d’identité numérique (du type Itsme), délivré par un prestataire accrédité par l’Union Européenne. Si sa validité est mise en cause, c’est la partie qui conteste qui devra apporter la preuve. Ce niveau de signature est hautement recommandé pour les contrats et les actes juridiques.

À quoi faut-il être attentif quand on choisit un système de signature électronique ?

Dans l’imaginaire collectif, on attribue, souvent, une validité légale à la signature réalisée avec un doigt ou un stylet sur un écran tactile. Comme le prescrit le règlement eIDAS, la réalité est plus subtile. L’apposition de votre signature, sur un document PDF, via un écran, n’a pas la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En conséquence, aux yeux d’un tribunal, un contrat de travail, signé de cette façon, peut être considéré comme invalide.

Chez iLeo, nous vous invitons à la prudence, notamment lorsqu’un fournisseur vous propose une forme de signature électronique gratuite ou sans en préciser la qualité. La signature qualifiée, définie par la réglementation européenne, nécessite des processus de cryptage, de certification et de sécurisation de vos données. Cela entraîne naturellement un coût financier, mais il s’agit d’un investissement indispensable à la sécurité et la légalité de vos documents.

En vous proposant, sans vous le dire, une signature électronique non qualifiée, votre fournisseur vous expose à des risques juridiques et financiers très importants. Voici un exemple dont nous avons été témoins chez iLeo : Une entreprise est condamnée à payer 3 mois d’indemnités à un ancien collaborateur, car son contrat, apposé d’une simple signature électronique, est considéré comme invalide. Le coût supporté par cette société représente plus de 10 000 euros, auxquels il faut ajouter les frais de procédures judiciaires et d’avocats, ainsi que la perte de temps et d’énergie. Le calcul du retour sur investissement d’une signature électronique qualifiée est vite fait !

Nous avons fait le choix, chez iLeo, d’opter pour une sécurité optimale en respectant la conformité avec les dispositions légales belges et européennes. Nous vous proposons tous les niveaux de sécurité pour vos documents, de la simple signature jusqu’au niveau QES. Ces services sont intégrés dans notre plateforme SIRH et assurés par l’un des 3 leaders mondiaux de la signature électronique, soigneusement sélectionné par iLeo.

Vous souhaitez recevoir davantage d’informations sur les signatures électroniques et sur leur conformité ? Les spécialistes d’iLeo sont là pour vous accompagner, contactez-nous !