Petite et grande flexibilité : des horaires souples pour des entreprises agiles

Absences, congés et fluctuation des activités, la planification des prestations est un défi quotidien pour vos équipes RH. De nombreux employeurs cherchent des solutions pour créer des plannings optimisés, destinés à améliorer tant la productivité que le bien-être des travailleurs. Vous souhaitez adapter les horaires de vos salariés en fonction des variations de votre production ? Faites entrer la petite ou la grande flexibilité dans votre entreprise ! Nos experts RH vous expliquent tout sur les régimes flexibles et les outils proposés par iLeo pour les mettre en œuvre.  

Le temps de travail et la flexibilité dans le droit belge

En Belgique, la notion légale de temps de travail caractérise le temps mis à la disposition de l’employeur, à l’exclusion des moments de pause et des trajets entre le domicile et le lieu de travail. La limite est fixée à 38h par semaine et ne peut pas, en principe, être dépassée. La durée de chaque période de prestation doit être comprise entre 3h et 8h.

En entreprise, cependant, les enjeux liés aux ressources humaines et les exigences complexes de la production entrent régulièrement en conflit avec ce cadre légal. Pour mieux rencontrer les réalités du terrain, le régulateur du travail a alors mis en place des dispositifs destinés à réduire, à augmenter ou à permettre la variation des horaires.

Le régime des horaires flexibles : petite et grande flexibilité

Le régime des horaires flexibles autorise les entreprises à adapter l’organisation du temps de travail en fonction des fluctuations des activités. L’employeur a la liberté de définir des horaires variables, composés de périodes d’augmentation des prestations, compensées par des périodes creuses. Il reste tenu de respecter la durée de travail légale, selon une moyenne calculée sur une période de référence de 12 mois. Plutôt que d’envisager le rythme professionnel dans une périodicité hebdomadaire, ce dispositif adopte le principe d’annualisation du temps de travail. Il existe deux régimes principaux : la petite et la grande flexibilité.  

La petite flexibilité : comment ça fonctionne ?

En adoptant le système de la petite flexibilité, l’employeur peut augmenter ou réduire les horaires de travail jusqu’à un maximum de 2h par jour et de 5h par semaine. Les prestations des salariés ne peuvent, cependant, excéder 9h par jour et 43h* par semaine.

Un exemple :  
Les activités de votre entreprise connaissent une hausse saisonnière en septembre. Pour assurer la charge de travail supplémentaire, vous ajoutez 5 heures de prestations, par semaine, à l’horaire habituel de vos collaborateurs. Le mois suivant, vous retranchez un nombre d’heures équivalent de leur planning. De cette manière, vous respectez la moyenne du temps de travail réglementaire.

*Les secteurs et entreprises qui appliquent un horaire hebdomadaire particulier (ex: 37h ou 40h…) peuvent y additionner 5h, au maximum.

Comment appliquer la petite flexibilité dans votre entreprise ?

Pour pouvoir le mettre en oeuvre dans votre entreprise, le dispositif de la petite flexibilité doit être formalisé. Le régime choisi, les horaires alternatifs et la période de référence seront inscrits soit dans la convention collective de votre commission paritaire, soit dans une CCT au sein de l’entreprise, soit dans votre règlement de travail.

L’application de la petite flexibilité fait donc l’objet d’une négociation avec les travailleurs ou leurs représentants. L’employeur est aussi dans l’obligation d’avertir ses collaborateurs par écrit, notamment en affichant les horaires alternatifs, au moins 7 jours avant leur activation.

Quelles possibilités offre le régime de la grande flexibilité ?

Comme son nom le laisse entendre, la grande flexibilité étend encore la marge de manœuvre des entreprises. Ce régime assouplit nettement les limites du cadre réglementaire autorisant des journées de travail de 11h et des semaines jusqu’à 50h. Votre personnel peut également travailler le dimanche, les jours fériés et la nuit. À l’image de la petite flexibilité, l’horaire de travail contractuel doit toujours être respecté, en moyenne, sur une période d’1 an. À cette fin, l’employeur prévoit des périodes d’horaires allégés.

Comment instaurer la grande flexibilité dans votre entreprise ?

Si elle offre une souplesse importante aux entreprises en matière de planification, la grande flexibilité déroge largement aux règles sur le temps de travail. En conséquence, sa mise en place est plus contraignante et nécessite l’accord de vos salariés. Sauf exception, vous ne pourrez donc pas l’imposer unilatéralement à vos employés actuels.  

Consultez la convention collective de votre commission paritaire qui contient, parfois, des dispositions encadrant ou interdisant la grande flexibilité. Si rien n’y est défini, vous devrez alors, en concertation avec les représentants des travailleurs, l’inscrire dans votre CCT ou dans votre réglement de travail. Via le conseil d’entreprise, la délégation syndicale ou individuellement, l’employeur informe son personnel, par écrit, au moins 7 jours à l’avance, en précisant le type de régime choisi et les horaires alternatifs.

Quel est l’impact des régimes flexibles sur la rémunération ?

Petite ou grande flexibilité, si les conditions d’application sont respectées, aucun de ces régimes n’a d’impact sur la rémunération. Le temps de travail restant identique en moyenne, le travailleur continue à percevoir son salaire habituel. Il s’agit d’un des atouts majeurs de la formule qui n’augmente donc pas votre masse salariale. À contrario, si l’employeur dépasse le nombre d’heures autorisées ou ne garantit pas les périodes d’activités réduites, il bascule dans le dispositif des heures supplémentaires.  

Dans quelles conditions pouvez-vous recourir aux heures supplémentaires ?

Vous avez besoin de solutions plus ponctuelles et plus rapides à mettre en place ? Les heures supplémentaires restent une option intéressante. Vous ne pouvez cependant y recourir qu’à certains motifs comme un surcroît extraordinaire de travail ou un cas de force majeure. Les heures supplémentaires donnent droit à un sursalaire et à un repos compensatoire, au sens strict.

Bonne nouvelle : il existe également des heures supplémentaires volontaires. Les salariés, qui le souhaitent, peuvent dépasser leur horaire sans motif particulier. Pour favoriser la bonne santé économique de notre pays, la réglementation a aussi prévu des « heures de relance ». Dans ce cas, pas de sursalaire ni de repos compensatoire mais une exemption de cotisations sociales et d’impôt.

Quels sont les avantages de la petite et de la grande flexibilité ?

Optimiser les variations des flux d’activités en entreprise, c’est l’atout majeur des assouplissements du cadre de l’horaire de travail. Mais ces régimes entraînent d’autres répercussions positives tant pour l’employeur que pour ses salariés.

• Non seulement, vous gérez mieux vos pics et creux d’activités, mais vous évitez la charge coûteuse et chronophage liée au recrutement, à l’engagement et à la formation de personnel supplémentaire.
• La petite et la grande flexibilité n’occasionnent pas de charge financière pour l’entreprise. Il s’agit, en somme, d’une répartition différente du même nombre d’heures de travail.
• Les régimes flexibles peuvent aussi convenir à de nombreux travailleurs qui profitent des périodes de moindre activité pour se consacrer à leur vie privée ou à d’autres projets.
• Ces systèmes, une fois mise en place, s’inscrivent dans le fonctionnement de l’entreprise et deviennent très simples à activer.
• La flexibilité est aussi la marque d’une entreprise agile. Elle augmente votre capacité d’adaptation aux opportunités, votre habileté à vous démarquer sur votre marché et à proposer des modes de vie professionnels novateurs à vos collaborateurs.

Comment gérer les horaires flexibles dans votre entreprise ?

Si la législation belge n’impose pas l’enregistrement des temps de travail, d’un point de vue pratique, la démarche reste incontournable pour une gestion RH performante. Le suivi est encore plus important lorsqu’une entreprise adopte un régime de flexibilité. iLeo a conçu des outils sur-mesure pour enregistrer et traiter ces données en toute simplicité.

L’enregistrement des temps de travail : avantages et conformité

Le suivi des heures prestées vous permet, tout simplement, de gérer vos plannings ainsi que la rémunération et les affectations de vos collaborateurs. Dans le cadre des horaires flexibles, vos équipes RH doivent garder une vision claire des prestations pour maintenir la moyenne horaire sur la période de référence. Une gestion rigoureuse vous assure de ne pas dépasser les limites réglementaires et de rester dans la conformité légale. En tenant un compteur horaire, vous disposez d’informations objectives et actualisées qui vous évitent tout litige avec vos employés.  

iLeo : des fonctionnalités puissantes pour faciliter votre gestion RH

iLeo vous propose un outil automatisé qui centralise et comptabilise toutes les heures prestées. Ces données vous sont ensuite présentées sur une interface, simple d’utilisation, et riche en possibilités d’exploitation. Grâce à ses fonctionnalités intelligentes, notre plateforme identifie et met en évidence les heures flexibles ou supplémentaires. Vos professionnels des RH et les responsables d’équipes ont accès, de partout et à tout moment, au temps de travail du personnel. Les collaborateurs, eux-mêmes, consultent aisément leurs horaires et leurs prestations. iLeo facilite aussi la communication avec votre secrétariat social qui pourra qualifier les éventuelles heures supplémentaires et calculer une rémunération précise.

Vous cherchez un expert pour vous accompagner dans la gestion de votre planification RH ? iLeo vous propose des outils puissants et robustes ainsi que le soutien d’une équipe pluridisciplinaire pour un accompagnement sur-mesure.

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